Les pièces d'un client arrivent d'abord dans une boîte courriel. Les enregistrer une à une, retrouver le bon dossier, renommer les fichiers, puis noter quelque part qu'il faudra relancer pour celle qui manque : c'est du temps pris à chaque courriel, et autant d'occasions d'en oublier un.
CabFlow pour Outlook fait ce trajet depuis la boîte de réception. Le bouton Ouvrir CabFlow du ruban ouvre un volet à côté du courriel ; le volet peut rester épinglé d'un message à l'autre.
Ce que fait le complément
- Il reconnaît le client par l'adresse de l'expéditeur, comparée aux adresses de sa fiche — principale, secondaire, et celles de ses contacts : président, courtier, comptable, avocat, facturation. Sans correspondance exacte, il propose les clients du même domaine ; sinon, il cherche parmi les destinataires du courriel, puis une recherche manuelle prend le relais. Chaque proposition affiche sa raison (« Correspondance exacte », « Même domaine »). Une correspondance exacte unique est présélectionnée, et « Changer » en choisit un autre ; sinon, le choix revient à l'employé. C'est une correspondance d'adresses, sans intelligence artificielle.
- Il classe le courriel complet et les pièces jointes que vous cochez dans le dossier « Interne cabinet » du client — et, au besoin, chez d'autres clients en même temps : sous « Classer aussi dans », il propose ceux qu'il reconnaît parmi les destinataires et ceux du groupe d'affaires ou du groupe familial du client.
- Il crée la tâche de suivi rattachée au client, avec le mandat, le responsable, la priorité, l'échéance et le courriel joint.
- Il crée sur place le dossier, le mandat ou le client qui n'existe pas encore. Inviter un nouveau client au portail reste un choix explicite : la case est décochée par défaut.
Ce qu'il ne fait pas
- Il ne lit que le courriel ouvert, et seulement en lecture : ni la boîte entière, ni le calendrier, ni les messages en cours de rédaction.
- Il n'envoie aucun courriel depuis votre boîte et ne modifie rien dans Outlook. Seule l'invitation au portail, si vous la cochez, fait partir des courriels de CabFlow au nouveau client : l'invitation, et son mot de passe temporaire si un compte doit être créé.
- Il ne rend rien visible au client. Le classement va toujours dans l'arborescence interne du cabinet ; pour transmettre une pièce au client, on la publie ensuite depuis la gestion documentaire de CabFlow.
Chaque recherche de client, chaque consultation d'un dossier et chaque classement faits par le complément sont consignés au journal d'audit du cabinet.
Connexion et installation
La connexion se fait avec le compte Microsoft 365 de l'employé — celui qu'il utilise déjà pour CabFlow. Seule l'organisation Microsoft reconnue pour votre cabinet est acceptée.
Le complément se déploie par l'administrateur Microsoft 365 du cabinet, pour les employés qu'il choisit. Le compte de chaque employé s'ouvre sur demande au soutien CabFlow ; l'administrateur du cabinet peut ensuite retirer ou rétablir l'accès d'un employé en tout temps, depuis sa fiche dans CabFlow. L'accès d'un administrateur, lui, est permanent.
Limites actuelles, dites franchement
- Outlook sur le web est la version validée en production ; le nouvel Outlook et Outlook classique pour Windows sont en cours de validation. Outlook pour Mac et Outlook sur mobile ne sont pas pris en charge pour le moment.
- Le complément n'est pas encore publié sur Microsoft AppSource : il s'installe par l'administrateur Microsoft 365 du cabinet.
- L'interface du volet est en français.
- Un fichier classé peut peser jusqu'à 50 Mo.
- Quand la version d'Outlook ne permet pas d'exporter l'original du courriel, le complément le reconstitue et le signale par un bandeau.
Pour aller plus loin
Les pièces que vos clients déposent eux-mêmes arrivent par le portail client. Les classeurs Excel ont aussi leur complément : CabFlow pour Excel. Ce que les compléments recueillent est décrit dans notre politique de protection des renseignements personnels, et la page Soutien donne tous les canaux d'aide. Pour voir le complément sur vos propres courriels, inscrivez-vous à la liste d'attente — les premiers cabinets sont accompagnés directement par l'équipe.