Une lettre de mission n'attend pas que tout le monde ait un compte. Le conjoint qui cosigne, l'administrateur d'une société, le fournisseur qui signe une entente de confidentialité : CabFlow leur fait signer le document depuis le dossier, sans service de signature tiers.
Deux façons de signer
- Le client qui a un compte au portail signe dans son portail, là où il retrouve déjà ses documents.
- Toute autre personne signe par un lien reçu par courriel, confirmé par un code à six chiffres. Aucun compte à créer, aucune application à installer, et la page de signature s'adapte au téléphone.
Qui peut signer sans compte
- le signataire d'une lettre de mission dont le client n'a pas de compte au portail ;
- un second signataire, ajouté par son nom et son courriel ;
- toute personne ajoutée par courriel sur un document du client — un conjoint, un administrateur externe ;
- les signataires d'un document du cabinet lui-même, hors de tout dossier client — une entente de confidentialité, un contrat de fournisseur. Cet envoi est réservé aux administrateurs et aux associés.
Un envoi compte jusqu'à dix signataires et vingt documents, signés par tous en même temps ou dans l'ordre que vous fixez. Les lettres peuvent aussi partir en lot, pour plusieurs clients à la fois.
Ce que vit la personne qui signe
- un courriel Consulter et signer, avec un lien qui lui est propre ;
- à l'ouverture, un code à six chiffres envoyé à l'adresse de l'invitation, valide dix minutes ;
- un consentement explicite, puis une signature tracée ou tapée une seule fois, apposée ensuite à chaque zone prévue, avec un guide qui mène d'une zone à la suivante ;
- la possibilité de refuser de signer ;
- une fois le document signé, un lien pour le télécharger, valide 30 jours ; un nouveau lien se redemande en libre-service.
Un document vous a été envoyé pour signature électronique :
- Dossier envoyé14 h 02
- Identité vérifiée
- Document consulté
- Consentement accepté
- Signé
- Toutes les signatures obtenues
Ce que le cabinet garde
- Le suivi de chaque envoi : où en est chaque signataire, avec de quoi copier le lien, envoyer un rappel ou révoquer les liens.
- Des rappels automatiques — un premier après trois jours, puis tous les trois jours, trois au plus — et une expiration après 30 jours par défaut.
- Un certificat de complétion, en français ou en anglais selon la langue du signataire ou du dossier, joint à chaque document, et un filigrane d'identifiant sur chaque page.
- La preuve : consentement horodaté, adresse IP, navigateur, nom du signataire et empreintes SHA-256 du document à chaque étape, consignés dans un journal où l'on ajoute sans jamais effacer.
- La vérification d'un fichier : l'empreinte d'un PDF reçu se compare à celle conservée, et toute modification se voit.
- Le document signé rejoint la gestion documentaire du client ; un document du cabinet, hors dossier client, se télécharge depuis le suivi de l'envoi.
Le cabinet qui préfère réserver la signature au portail peut désactiver les signataires invités ; ses clients du portail reçoivent toujours leur lien de signature par courriel.
Sans service tiers
La cérémonie de signature est exécutée par CabFlow lui-même. Le document à signer n'est confié à aucun service de signature externe ; la page Sécurité et confidentialité décrit l'infrastructure qui le porte.
Limites actuelles, dites franchement
- Le code part à la même adresse courriel que le lien : il confirme que la personne a accès à cette boîte, ce n'est pas une authentification à deux facteurs.
- Le PDF signé ne porte pas de certificat numérique reconnu par les lecteurs PDF ; son intégrité se vérifie par son empreinte SHA-256, conservée par le cabinet.
- La personne qui signe reçoit un lien de téléchargement, pas une pièce jointe.
Pour aller plus loin
Ce que vos clients font dans leur portail est décrit à la page Portail client, la lettre de mission dans le parcours du dossier de fin d'année, et la foire aux questions couvre les questions les plus fréquentes. Pour essayer la signature sur vos propres lettres, inscrivez-vous à la liste d'attente — les premiers cabinets sont accompagnés directement par l'équipe.